BAB 8 Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

A. Strategi penulisan permintaan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung
(direct approach). Pengorganisasian pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis
umumnya sama yaitu menggunakan pola langsung dan deduktif.
Rotine Messeges (pesan rutin)
Good-News (Berita/Kabar baik)
Pembukaan : Pernyataan ide pokok (main idea)
Pembukaan : Pernyataan Good-news
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci
Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi
kedepan
Penutup : Mengingatkan kembali good-news atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan
Keunggulan:
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
 Menekan pada hasil analisa yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca
Kelemahan
 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
 Kesulitan mengubah cara berfikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait pada pola
pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan.
B. Pesan-pesan Good-News dan Goodwill
Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain
 Good-news tentang pekerjaan
 Good-news tantang produk
Pesan-pesan Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menajaga
hubungan bisnis lebih baik. Pesan goodwill disampaikan melalui pemberian ucapan selamat
kepada karyawan seperti: naik jabatan dll.
C. Menulis Jawaban Positif
Untuk memberi jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat
digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan
menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
1) Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi (confirmation letter) diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah
dan nilai yang cukup besar. Sebaliknua apabila nilai pesanannya relative kecil maka tidak
diperlukan confirmation letter.
2) Menjawab permintaan informasi
Setiap permintaan itu penting baik dari dalam atau luar organisasi. Pendapat orang lain tentang
organisasi akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan dalam dalam menangani permintaan
tersebut.
 Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk membantu
dalam pengambilan keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam menjawan permintaan informasi potensial sales yaitu (1) memberi tanggapan
terhadap semua permintaan dan menjawab semua pertanyaan, (2) mendorong penjualan yang
akan datang, dan (3) memberika kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan
tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
 Menjawab permintaan tanpa penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan
(1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2) memberikan kesan yang baik
dan menyenangkan terhadap pelanggan.
D. Menangani Permintaan Kredit Rutin
Pertumbuhan ekonomi tidak terlepas dengan masalah kredit. Para pelaku bisnis sering
membawa dompet berisikan kartu kredit dari berbagai lembaga perbankan. Melalui kartu kredit
inilah para pelaku bisnis dapat memperoleh kemudahan layanan pembayaran.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan lembaga keuangan bank
maupun non bank
1) Persetujuan Kredit ( Credit Approval )
2) Referensi Kredit
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi kredit (credit reference) yaitu (1)
permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang
ada, dangan dibuat-buat.
E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan
orang. Beberapa karakteristik surat rekomendasi antara lain:
1) Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan
3) Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4) Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
5) Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi
surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat rekomendasi dikirim langsung ke tenpat tujuan
yang dikehendaki oleh pemohon

Share: