Bab 18 Penulisan Laporan Singkat

A. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun
surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis
jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar
isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh
karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu
laporan formal, antara lain :
 Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
 Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
 Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
 Format memo atau surat.
B. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi
baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai
dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk
memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan
mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan
atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan
mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan
kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan
suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.
Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
1. Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana
mengatakan suatu kebenaran.Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi
kemungkinan terjadinya distorsi :
 Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
 Laporkan semua fakta yang relevan.
 Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
 Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
 Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.

 Jaga bias pribadi dalam suatu laporan
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh
masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Di lain pihak, pembaca
akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
 Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
 Melihat fakta-fakta yang tersedia.
 Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
 Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
 Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi
lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa
serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :
 Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?
 Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
 Kapan suatu Laporan Dibuat?
 Ke mana Laporan akan Dikirim?
 Mengapa suatu Laporan Dibuat?
 Bagaimana Sikap Pembaca?
C. Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi
format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
a. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan
berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan
ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak
intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
d. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen
baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D. Penentuan Struktur Dasar
Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus
diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam
menentukan struktur dasar, yaitu :
 Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau
akan mengeliminasi beberapa data?
 Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan
direct order atau indirect order?
E. Pengorganisasian Laporan Singkat
Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan
menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis,
lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?
1. Pengorganisasian laporan Infornasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan
sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional
sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan
adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat
sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan
informasi dalam cara yang praktis.
Laporan infornasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal
dalam suatu konferensi.
a. Laporan Periodik (Berkala)
Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam
suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk
memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti
perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.
Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :
 Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin
 Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus
 Rencana Periode yang akan Datang
 Analisis Masalah / Problem
b. Laporan Aktivitas Personal (Individu)
Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama
suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan
kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.
2. Pengorganisasian Laporan Analitikal

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal
dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan
atau rekomendasi.
Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :
a. Laporan Justifikasi
Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak
untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien
Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.
c. Laporan Troubleshooting
Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada
keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca
berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu
argumen yang logis dalam laporan.
Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan
analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat
disusun dengan membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang
terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan
digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian
pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

Share: