MANAJEMEN
DAN MANAJER
1. Tingkat Manajemen
Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang
mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi
lainnya. Seperti halnya manajemen, manajer ada dalam setiap tipe organisasi. Ada
banyak tipe manajer dengan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda.
Pada kesempatan ini akan kita bahas bermacam-macam tipe manajer yang ada,
fungsi-fungsi yang dilaksanakan, kegiatan-kegiatan manajer dan berbagai
ketrampilan yang dibutuhkan oleh para manajer. Manajer dapat diklasifikasikan
dengan dua cara yaitu :
1) Menurut tingkatan dalam
organisasi; rendah, menengah, dan tinggi.
2) Cakupan kegiatan
organisasi dimana mereka bertanggung jawab; manajer umum dan
fungsional.
A. Tingkatan manajer dalam organisasi akan
membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda :
1) Lower Manager (First Line) : Who are responsible for the work of operating employees only
and do not supervise other managers; they are the first level managers in the
organizational hierarchy. Manajer yang tingkatannya paling
rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga
operasional, mereka adalah manajemen lini pertama (first line or first
level). Para manajer ini biasa disebut dengan ; Kepala Atau
Pimpinan (Leader), Mandor (Foreman), dan Penyelia (Supervisors).
2) Middle Manajer :
Managers in the midrange of organizational hierarchy; they are responsible for
the other managers and sometimes for some operating employees; they also report
to more senior managers. Manajemen menengah dapat meliputi beberapa
tingkatan dalam suatu organisasi, yang membawahi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan para manajer lainnya atau juga karyawan lainnya. Manajer
menengah biasa disebut ; Manajer Departemen, Kepala Pengawas
(Superintendents) dan sebagainya.
3) Manajer Puncak (Top
Manajer) : Managers responsible for the overall management
of the organization; they establish operating policies and guide the
organization’s interaction with its environment. Klasifikasi manajer
tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif, yang bertanggung jawab
atas keseluruhan manajemen organisasi. Manajer puncak biasa disebut ; Direktur,
Presiden, Kepala Divisi, Wakil Presiden Senior, dan sebagainya.
Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula
fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan. Terdapat dua fungsi utama
manajemen, yaitumanajemen administratif dan manajemen operatif. Manajemen
administratif, lebih berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan,
penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
Sedangkan manajemen operatif, lebih mencakup kegiatan memotivasi,
supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka
mencapai hasil-hasil secara efektif. Pada tingkatan manajemen rendah, para
manajer akan banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi
tingkatannya, mereka menjadi lebih terlibat dengan manajemen administratif.
Semua tingkatan manajemen melaksanakan kedua unsur tersebut.
B. Berdasarkan lingkup kegiatan yang
dikelola, Manajer dibedakan atas ;
1. Functional
manager : A manager responsible for just one organization
activity, such as financial or human resources management.
Manajer fungsional, mempunyai tanggung jawab hanya
atas satu kegiatan organisasi misalnya ; produksi, pemasaran, keuangan,
kepegawaian atau akuntansi. Kegiatan-kegiatan fungsi-fungsi lainnya
menjadi tanggung jawab manajer fungsional lainnya, sebagai contoh ; manajer
pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan distribusi tetapi meminta
bantuan kepada manajer personalia untuk masalah-masalah tenaga penjualannya.
2. General
manager : The Individu responsible for all functional
activities, such as production, sales, marketing, and finance, for an
organization such as company or a subsidiary.
Pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer
umum ; mengatur, mengawasi, dan bertanggung jawab atas satuan kerja
keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa
kegiatan-kegitan fungsional satuan kerja.
2. Fungsi-Fungsi yang dilaksanakan
Manajer
Manajemen dapat berarti ; “pencapaian tujuan
melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu”. Salah satu
klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh “Henri
Fayol”, dalam bukunya “General and Industrial Management”,
yang menyatakan bahwa “fungsi-fungsi utama dalam proses manajemen
adalah ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengkordinasian (coordinating), pemberian perintah
(directing) dan pengawasan (controlling)”.
Selanjutnya beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi
manjemen dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Luther
Gullick ; planning,
organizing, staffing, directing,
coordinating, reporting,
and controlling.
2) George
Terry ; planning, organizing,actuating, and
controlling.
3) Ernest
Dale ; planning, organizing, staffing, directing, inovating,
representing,
and controlling.
4) Koonts
& O’Donnel ; planning, organizing, staffing,
directing, and
controlling.
5) Oey
Liang Lee ; planning, organizing,
directing, and coordinating.
6) William
Newman ; planning,
organizing, assembling of resources,
directing,
and controlling.
7) James Stoner ; planning, organizing, leading, and
controlling.
1) Perencanaan (planning), adalah ;
(1) pemilihan atau penetapan
tujuan-tujuan organisasi.
(2) penentuan strategi,
kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran, dan standar
yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan.
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada
organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian
tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan ;
(1) Organisasi bisa memperoleh dan mengikat
sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
(2) Para anggota organisasi untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih.
(3) Kemajuan dapat dimonitor dan diukur,
sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Semua fungsi lainnya tergantung pada fungsi ini,
dimana fungsi lain tidak akan berhasil tanpa perencanaan dan pembuatan
keputusan yang tepat, cermat dan kontinu. Sebaliknya perencanaan yang baik
sangat tergantung pelaksanaan efektif fungsi-fungsi lain.
2) Pengorganisasian
(organizing), adalah ;
(1) Penentuan sumber daya-sumber daya dan
kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
(2) Perancangan dan pengembangan suatu
organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah
tujuan.
(3) Penugasan tanggung jawab tertentu dan
kemudian.
(4) Pendelegasian wewenang yang diperlukan
kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
Organisasi perlu dirancang dan dikembangkan, agar
dapat melaksanakan berbagai program secara sukses, dalam rangka mencapai tujuan
dan rencana yang telah ditetapkan. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk
mengembangkan dan kemudian memimpin tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan,
rencana dan program yang telah ditetapkan.
3) Penyusunan Personalia (staffing), adalah penarikan (recruitmen), latihan
dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam
lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam
pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan
mental, fisik, dan emosional untuk posisi jabatan yang ada melalui
analisa jabatan, deskripsi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang
diperlukan dengan karakteristik personalia tertentu, antara lain; keahlian,
pendidikan, umur, latihan dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan
seperti pembuatan system penggajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif,
penilaian karyawan untuk promosi, latihan dan pengembangan karyawan.
4) Pengarahan (leading) adalah membuat atau mendapatkan para
karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi
ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan
kepemimpinan seperti ; komunikasi, motivasi, dan disiplin. Fungsi
leading,sering disebut ; directing, motivating, actuating, dan lain
sebagainya. Kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam
organisasi.
5) Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan
peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan. Pengawasan positif adalah; mencoba
untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif,
sedangkanpengawasan negatif adalah; mencoba untuk menjamin
bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau
terulang kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup unsur-unsur ;
(1) penetapan standar pelaksanaan
(2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
(3) pengukuran pelaksanaan nyata dan
membandingkannya dengan standar yang ditetapkan
(4) pengambilan tindakan koreksi yang
diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
Semua fungsi-fungsi manajemen harus dilaksanakan oleh
manajer kapan saja dan dimana saja kelompok-kelompok diorganisasi, walaupun ada
perbedaan tekanan untuk tipe organisasi, jabatan fungsional, dan tingkatan
manajemen yang berbeda.
3. Kegiatan-Kegiatan Manajer
Manajer melaksanakan fungsi-fungsi organisasi yaitu ;
membuat rencana, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi
kegiatan-kegiatan organisasi, yang dilakukan, dalam bentuk kegiatan-kegiatan
yang saling tergantung, saling berinteraksi dan saling berhubungan, dari
penetapan tujuan sampai
pengawasan.
Manajer adalah perencana, pengorganisasi, pemimpin
atau pengarah dan pengawas.
Dalam kenyataannya, setiap manajer mengambil peranan yang lebih luas untuk
menggerakkan organisasi menuju sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
Tugas-tugas penting yang dilaksanakan oleh manajer adalah ;
1) Manajer bekerja dengan
dan melalui orang lain. Mencakup bawahan, atasan, manajer-manajer lainnya
dalam organisasi dan individu-individu dari luar organisasi ; pelanggan
(konsumen), pemasok(supplier), serikat karyawan, pejabat dan karyawan-karyawan
kantor pemerintahan dan sebagainya.
2) Manajer memadukan dan
menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan
prioritas-prioritas. Karena berbagai sumberdaya yang dibutuhkan dalam
rangka pencapaian tujuan selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan
diantara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasi.
3) Manajer bertanggung jawab
dan mempertanggungjawabkan. Para manajer ditugaskan untuk mengelola
pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses, dan biasanya dievaluasi, selanjutnya
manajer juga bertanggung jawab atas kesuksesan atau kegagalan kegiatan-kegiatan
para bawahan.
4) Manajer harus berfikir
secara analitis dan konseptual. Manajer harus mampu memandang
keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.
5) Manajer adalah seorang
mediator. Organisasi terdiri dari orang-orang dan kadang-kadang mereka
saling bertentangan, untuk itu dituntut peranan manajer sebagai mediator
(penengah)
6) Manajer adalah seorang
politisi. Manajer harus mengembangkan hubungan-hubungan baik untuk
mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan, usulan-usulan dan
keputusan-keputusannya. Setiap manajer efektif, memainkan “politik” dengan
mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para manajer
lain dalam organisasi.
7) Manajer adalah seorang
diplomat. Manajer harus berperan sebagai wakil
(representatif) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan
organisasional, dan mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor,
langganan, pejabat pemerintah, atau personalia organisasi lain.
8) Manajer mengambil
keputusan-keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi banyak masalah,
misalnya kesulitan finansial, masalah personalia dan sebagainya,
untuk itu manajer diharapkan dapat menemukan pemecahan berbagai masalah sulit
dan mengambil keputusan yang akurat.
Pada dasarnya kegiatan yang dilaksanakan oleh
para manajer dapat diklasifikasikan dalam beberapa kelompok :
1) pribadi
2) teknis
3) administratif
4) interaksional.
Kegiatan-kegiatan ini berhubungan dengan dan dapat
dipelajari dalam fungsi-fungsi manajerial dan paduan kegiatan-kegiatan ini
dengan fungsi-fungsinya, akan didapatkan pandangan yang menyeluruh tentang
kegiatan manajer.
4. Peranan-peranan Manajer
Henry Minzberg dalam bukunya, The Nature of Managerial Work,
telah melakukan penelitian tentang berbagai macam pekerjaan dan peranan
manajerial, dan kemudian membuat sintesa hasil studi empirisnya mengenai
peranan-peranan manajerial. Dia menemukan bahwa tidak ada
pertentangan antara pendekatan fungsional dan pendekatan kegiatan, keduanya
saling melengkapi. Sebagai hasil studinya, Mintzberg mengelompokkan perilaku
para manajer menjadi tiga bidang peran yaitu :
1) antara pribadi
2) informasional
3) pembuatan keputusan.
Manajer kemudian menggunakan ketrampilan pribadi dan manajerial serta
kemampuan untuk melaksanakan secara efektif. Konsepsi Mintzber ini memberikan
pemikiran baru dan cakrawala yang lebih luas tentang fungsi-fungsi dan
kegiatan-kegiatan manajerial yan dilakukan manajer.
6. Bagaimana Manajer Menggunakan Waktunya
Hampir semua manajer mempergunakan usaha, waktu dan
energi untuk melakukan interaksi dengan orang lain. TY.A. Mahoney, T.H.
Jerdee dan S.J. Carroll dalam bukunya, The Job (s) of
Management, Industrial Relations, telah melakukan penelitian terhadap 452
manajer dari seluruh tingkatan manjemen yang bekerja pada 13 perusahaan
berbagai tipe industri yang besarnya bervariasi dari 100 sampai 4.000 karyawan.
Mereka mengukur waktu yang dicurahkan oleh manajer dalam berbagai kegiatannya.
Dari para manajer yang diteliti, dapat dicermati waktu yang digunakan untuk
melaksanakan tugasnya sebagai berikut:
Tabel % hari kerja yang dipergunakan manajer pada berbagai
macam tugas :
Fungsi %
dari hari kerja
1) pengawasan 28,4
2) perencanaan 19,5
3) pengkordinasian 15,0
4) penilaian 12,7
5) penyelidikan 12,6
6) perundingan 6,0
7) penyusunan
kepegawaian 4,1
8) perwakilan 1,8
7. Ketrampilan-Ketrampilan
Manajerial
Ketrampilan-ketrampilan manajerial yang dibutuhkan
untuk menjadi manajer yang efektif, berdasarkan pendapat Robert Katz dalam
bukunya, Skills of an Effective Administrator, adalah :
1) Ketrampilan konseptual
(conceptual skills). Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan
mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2) Ketrampilan kemanusiaan
(human skills). Kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan memotivasi
orang lain, baik secara individu atau kelompok.
3) Ketrampilan administratif
(administratif skills). Ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan.
4) Ketrampilan teknik
(technical skills). Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan,
prosedor-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti;
akuntansi, produksi, penjualan, permesinan dan sebagainya.
Ketrampilan mana yang relatif lebih penting,
tergantung pada ;
1) tipe organisasi,
2) tingkatan manajerial
3) fungsi yang sedang dilaksanakan.
Rupiah Exchange Rate
No comments:
Post a Comment