Bab 19 Penulisan Laporan Formal

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Secara umum,
jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh
karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.
Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain
mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun
rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut
akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.
A. Mendefinisikan Masalah
Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap
pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda
perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian
tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan
yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang
kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara
penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan
membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.
1. Pertanyaan yang Tepat
Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untuk Anda telah ditetapkan oleh orang-orang
yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan
apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-
pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.
 Apa yang perlu ditentukan?
 Mengapa masalah tersebut penting?
 Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
 Di mana munculnya suatu masalah?
 Kapan masalah itu muncul?
2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan
Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara
tiga cara berikut ini.
 Menggunakan kalimat infinitive.
 Menggunakan pertanyaan.
 Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.
Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi
yang tidak relevan.

B. Kerangka Untuk Analisis
Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat
mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu
mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut
dengan factoring.
Penelitian juga memerlukan kerangka (outline) untuk keperluan analisis karena
memungkinkan Anda memecahkan masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda
menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu
akan berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-
langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.
1. Mengembangkan Struktur yang Logis
. Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda secara akan menyeluruh untuk
menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau
gabungan keduananya.
Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang
lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian
Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda
adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka
analitikal.
 Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran
umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam
berbagai cara.
1. Urutan Tingkat Kepentingan
Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi Anda
dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang
menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.
2. Secara Berurutan
Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah demi
selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.
3. Secara kronologis
Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi
peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa
yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.
4. Menurut Ruang Tempatnya
Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya dari kiri
ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.
5. Menurut Geografis
Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah geografis
sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah
Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya

6. Menurut Kategori
Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu
kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.

Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan atau
laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara.

 Tugas Analitikal
Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan
metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan
structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya,
memprediksi hasil, atau mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya
adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan
mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil.
2. Aturan Pembagian
Membagi sesuatu secara fisik adalah relative udah dibandingkan membagi suatu ide yang
tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut
ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.
 Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.
 Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.
 Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
 Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
3. Menyusun Kerangka Pembuka
Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Kerangka
pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka
sangat diperlukan, jika
 Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.
 Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis
datanya.
 Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.
Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan
system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang
menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption pada
setiap level kerangka Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian
menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.
Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif
(topical) dan informatif (talking). Caption kerangka deskriptif memuat subjek yang akan
dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman)
memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam
penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam memberikan petunjuk
pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan Anda rencanakan untuk dijawab
dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah memudahkan orang lain untuk
melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda, mereka

mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda menggunakan caption kerangka
deskriptif.
C. Menyusun Rencana Kerja
Setelah Anda mendefinisikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu
menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan).
Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan
memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut,
sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika
usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut :
 Permasalahan yang dihadapi
 Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.
 Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan
waktu, uang, atau data yang tersedia).
 Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang
bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)
D. Melakukan Penelitian
Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan
informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang
Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat
melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.
Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian
berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik
melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).
Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber
asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data
yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari
laporan tangan kedua.
1. Sumber-sumber Primer
Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda
harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus
melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan
data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan
eksperimen.
a. Dokumen
Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan
penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan
pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk
sumber-sumber primer.
b. Observasi
Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh
sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu
kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

c. Survey
Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah
bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan
bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan
yang telag Anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan
wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan
dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.
Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain
 Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?
 Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?
 Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang
valid?
Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa
bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden,
antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist,
peringkat, dan isian.
d. Eksperimen
Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis.
Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup
di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakukan
eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup
lama.
Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas
kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya.
Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti
secara lebih mendalam.
2. Sumber-sumber Sekunder
Meskipun penelitian Anda kebanyakan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali
Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan
sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi
dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang
tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).
Ada bebrapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber
sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.
 Hemat Waktu
 Ketelitian
 Relevansi
 Efektivitas Biaya
E. Analisis Data
Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya
Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada
dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan
tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut pandang, Anda

akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work
plan).
1. Perhiutungan Stastistik
Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan
perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) ,
perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).
Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-
rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.
2. Kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang
tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan
kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga
perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur
yang bersifat subjektif.
3. Rekomendasi
Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran
terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan
untuk melakukan tindakan tertentu.
Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria
yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga
pembaca dapat melakukan suatu tindakan.

Share: