BAB 7 Penulisan Direct Request

A. Penulisan Direct Request
Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang kita sampaikan atau mulai ada interaksi
dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampikan melalui pendekatan
langsung (direct approach). Organisasi direct request mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan
penutup.
Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu
secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan dan tindakan nyata yang diinginkan.
- Pembukaan (kemukakan apa permintaan anda)
- Penjelasan rinci (berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan)
- Penutup (kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus)
B. Permintaan Informasi Rutin
Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam membuat
surat permintaan perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:
- Apa yang ingin diketahui?
- Mengapa hal tersebut perlu diperhatikan?
- Mengapa hal ini dapat membantu?
Dalam kaitannya dengan direct request dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi.
C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan
Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang
berkaitan dengan ketidak puasaan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan
orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Konsumen yang tidak puas mungkin akan melakukan beberapa hal antara lain yaitu:
- Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga tersebut
(refund)
- Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.
- Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusaka
- Perbaikan gratis
- Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
- Pembetulan atas kesalahan penagihan produk
- Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
- Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
D. Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi
Pada umunya pendekatan yang digunakan dalam menyusut surat undangan, pesanan dan
reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach)
1) Surat Undangan (ide pokok, penjelasan rinci, penutup)

2) Surat Pesanan dan Reservasi
E. Permintaan Kredit
Permintaan kredit umunya ada dua tahap yaitu mengisi formulir yang telah disediakan oleh
lembaga perkreditan dan mengirmkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang
diperlukan dalam proses.

Share: